为使国家行政机关的公文处理工作规范化、制度化和科学化，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》，该《办法》自2001年1月1日起开始施行。相应地1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。我厅1999年10月编写的《青海省民政厅工作制度汇编》中有关机关公文处理方面的内容也需要改动。因此，现就新的《国家行政机关公文处理办法》执行和衔接工作通知如下：  

　　一、认真学习贯彻新《办法》

　　（一）各处(室、局)要认真组织学习干部学习新的《国家行政机关公文处理办法》，详细了解公文处理规定，掌握精神实质，提高公文处理的规范性和准确性。

　　（二）按照《国家行政机关公文处理办法》的要求，公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。克服形式主义和文牍主义，行文要少而精，注重效用。

　　（三）在机关公文处理工作中，必须严格执行有关保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全。

　　（四）各单位负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强本单位机关公文处理工作的领导和检查。

　　（五）公文的处理必须严格按照新的《国家行政机关公文处理办法》的规定执行。对不符合规范的公文，厅办公室和各单位负责人不予签发。

　　二、注意解决好公文处理中存在的几个问题

　　（一）请示报告，两个文种混用。1、 在机关公文处理中，将请示写成了报告；2、 把要求上级解决的几个问题写进一份请示之中；3、在标题中将两者连用；4、内容含糊，表述不清；5、在报告中夹带请示事项。

　　（二）函的使用方法不当。在公文处理过程中，不能严格按照公文规范行文，在向同级(不相隶属关系)部门请求批准某项事情时，往往用请示、报告而不用函。

　　（三）标题拟制繁琐。常见为对事由概括不简要，以至出现“三个关于”、“三个通知”此类重叠内容。

　　（四）结构层次序数混乱。表现为随意书写结构层次序数，不符合公文规范。

　　（五）行文关系不清。有多头行文、越级行文，还有的以机关名义直接向领导报送“请示”、“意见”和“报告”。    （六）公文格式不标准。1、无受文单位；2、简称不规范；3、漏标密级；4、印章与日期分离；5、生效时期不准；6、标题与内容不一致；7、纸张大小不一；8、装订不规范。

　　三、切实做好与新《办法》的衔接工作

　　（一）各单位要严格按照国务院发布的新的《国家行政机关公文处理办法》的通知精神，尽快要在技术和设备上做好充分准备，按规定要求采用国际标准Ａ4型(210mm×297mm)公文用纸，原来采用的16开型(189mm×263mm)公文用纸，截止2000年1月1日起不再使用。

　　（二）不具备归档和存查价值的公文，不得擅自处理，必须经过鉴别并经厅办公室负责人批准，才可以销毁。

　　（三）拟制、修改和签批公文的字迹材料，必须符合存档要求(用蓝黑墨水)。

　　（四）严把审核、复核关，使制发的公文情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅简短，确保公文高效运转。