近年来，一些新闻出版物刊登的介绍我国不同时期名人和历史事件的文章，引用了大量未公开的内部文件材料。这些文件材料，有的涉及党和国家的重要秘密；有的是在特定历史背景下形成的，其内容不准确甚至严重违背历史事实。这些文件材料公开后，或者泄露党和国家秘密，或者扰乱视听，以讹传讹，影响安定团结和社会稳定，造成了严重后果。根据中共中央办公厅《中共中央办公厅关于认真做好党政领导干部个人保存的公务文件材料收集和管理工作的通知》厅字[2000]63号文件精神，对我厅个人留存的应归档的文件材料进行收集清理。现就有关收集清理问题通知如下：
一、各处室文件档案管理人员要按照中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》(组通字[1996]14号)和国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》（国档发[1987]27号）的规定，把收集清理个人留存的文件材料作为一项重要工作，积极主动地与本单位和下属单位的在职领导同志、离退休老同志以及其他有关同志联系，认真做好个人的留存文件材料（包括工作笔记、录音、录像、光盘、计算机软盘等）收集清理工作。凡是涉及党和国家秘密和未公开的资料一律上交厅综合档案室保存。
二、现任的各级领导同志，要带头执行党和国家的有关规定和工作纪律，在工作变动和办理离退休手续时，主动把涉及党和国家秘密的各种文件材料移交档案部门处理。因工作关系存有上述文件材料的秘书及其他人员，要按照有关规定，及时办理清退手续。
三、离退休老同志个人留存的公务材料和涉及党和国家秘密的文件材料，要交原工作单位统一处理。老同志遗属在清理老同志遗物时，如发现有上述文件材料，要及时交老同志生前工作单位处理。对已流传出去的文件材料，要设法追回，交原单位处理，并将有关情况报告原单位。有关部门处理这些公务文件材料时，如需向档案部门移交的，要及时向机关档案室或有关档案馆移交。
四、各单位档案管理部门收到清退的文件材料后，要根据档案工作的有关规定妥善处理。涉及干部个人的文件材料，要按照干部管理权限移交人事部门处理。人事、老干部工作部门要协助档案管理部门做好文件材料的收集清理工作。
各单位接此通知后，结合本单位实际，认真组织，及时开展这项工作，并将这项工作的开展情况于2001年5 月底前报厅办公室。