厅机关各处室局、厅属单位：
  民政档案工作是民政管理的基础保障性工作，是民政工作的重要组成部分。为进一步加强档案管理工作，更好地服务于民政工作，现将声像、实物档案的有关事项通知如下：
  一、明确声像和实物档案的采集范围
  （一）声像档案
  声像档案是指厅机关各处室局在职能活动中形成的和收集的，具有查考、利用价值的录音带、录像带、照片和影片等，是厅机关档案的重要组成部分。
  （1）党和国家以及上级机关领导等视察、检查指导民政工作时形成的声像资料。
  （2）反映厅领导重要公务活动的声像资料。
  （3）以上级机关和我厅名义召开的全省民政工作会议、全省性业务工作会议、表彰及新闻发布会议的声像资料。
  （4）厅机关党委以及工会、共青团、妇工委召开的代表大会所形成的声像材料。
  （5）反映本厅重要职能活动（如发生重大自然灾害、重大事故、重大事件的现场照片、录像材料等）及具有重要纪念意义的宣传、展览、庆祝、表彰活动中所形成的声像资料。
  （6）反映本厅不同时期的历史基本情况及其他具有特殊意义和保存价值的声像资料。
 （二）实物档案
  凡是本单位在行使职能活动时，形成获得或收集，对其有长远保存利用价值的实物均属实物档案。
  （1）本单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
  （2）本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物。包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、赠送的礼品等。
  （3）印章，包括厅机关及厅属部门已经停止使用未损毁的印章，组织机构印章、重要领导行使某种职权时使用的现已停用的个人印章。
  （4）其它能够反映机关内各业务发展建设，有重要保存价值的实物。
  二、抓紧做好已形成的声像和实物档案的归档工作
  （一）声像档案
  各单位在负责举办重大活动时，同时承担声像资料的收集、整理和归档工作。声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其他载体形态的档案同时归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。任何单位和个人均不得据为已有。
声像采集归档工作要保证质量，做到音质、图像清晰，内容完整，能够真实反映情况。移交归档的声像资料应有时间、地点、人物、活动内容等文字说明。 　　
  （二）实物档案
  各单位在移交实物档案时应填写实物档案移交归档清单一式两份，在移交时办理移交手续。在移交实物档案时，一般应有相应的文字说明或提供相应的文书文件。
对未按规定及时归档，散放在个人手中的声像资料和实物档案，请各单位结合实际，进行一次认真的检查清理，符合归档条件的，要尽快向厅档案部门进行移交。对于数量较大，需要进行整理加工的声像档案，请尽快与厅办公室联系，共同做好归档工作。
  三、加强配合，共同做好声像资料和实物档案的采集归档工作
  做好声像实物档案的管理，是民政业务发展的客观要求，也是档案工作的发展趋势。民政各类档案的采集归档，需要各单位的共同努力和积极配合。厅办公室要进一步加强与各单位的沟通，建立联系机制，研究解决有关问题，不断提高各类档案的采集归档质量，同时，要通过各种档案的开发利用，满足公众对民政业务的需求。
  各单位应不断强化档案工作意识，切实将档案资料采集归档纳入工作日程。在单位内部设置专兼职档案人员，负责各类档案资料的采集归档工作，明确职责，如人员发生变动，应在离岗前将其保存的所有档案资料向相关人员进行移交。